Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Die Buchhaltungssoftware kann sie automatisch auslesen. Eine PDF oder ein Scan ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn sie per E-Mail kommt.
Gängige Formate in Deutschland:
- XRechnung: reines Datenformat, Standard bei öffentlichen Auftraggebern
- ZUGFeRD: eine PDF mit eingebetteten Daten, für Menschen und Software lesbar
Welche Fristen gelten?
- Seit 1.1.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen (B2B) empfangen können.
- Ab 1.1.2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen senden.
- Ab 1.1.2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen senden.
Ob es für Ihr Unternehmen Ausnahmen gibt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater. Wir beraten nicht zu Steuerfragen.
Warum lohnt es sich, früher zu starten?
Viele kleine und mittlere Unternehmen haben noch keine passende Software oder nutzen sie nicht richtig. Typische Probleme:
- Rechnungsprogramm, E-Mail, Bank und Buchhaltung sind nicht verbunden.
- Niemand weiß genau, welches Format der Kunde erwartet.
- Fehlerhafte Rechnungen können Ärger beim Vorsteuerabzug bringen.
Wer jetzt umstellt, hat Zeit zum Testen. Und eingehende E-Rechnungen lassen sich automatisch verarbeiten, das spart schon heute Zeit.
Wie läuft die Umstellung ab?
- Bestandsaufnahme: Wie schreiben und empfangen Sie heute Rechnungen, welche Software nutzen Sie?
- Tool wählen und einrichten: zum Beispiel lexoffice oder sevdesk, verbunden mit DATEV über Ihre Steuerberatung.
- Ausgangsrechnungen: Vorlagen in XRechnung oder ZUGFeRD, Testrechnungen, Prüfung auf Gültigkeit.
- Eingangsrechnungen: automatisch erkennen und an die Buchhaltung weitergeben.
- Archiv nach GoBD einrichten.
- Kurze Schulung für das Team.