Braucht ein kleines Unternehmen überhaupt ein CRM?
Ja, sobald Kundenanfragen über mehrere Kanäle kommen: E-Mail, Telefon, Website, Messenger und Social Media. Ohne CRM liegen Kontakte und Absprachen in Postfächern, Excel-Listen und Köpfen. Ein CRM bündelt alles an einem Ort.
Warum lohnt der Blick über das CRM hinaus?
Nach dem Vertrieb kommen meist weitere Bereiche: Projekte, Support, Rechnungen, Lager. Bietet der Anbieter dafür eigene Apps, läuft alles unter einem Konto und die Daten müssen nicht umziehen. Prüfen Sie deshalb auch, wohin Sie in 1–2 Jahren wollen. Stand Oktober 2026; die Gratis-Pläne ändern sich regelmäßig.
Zoho: CRM und eine ganze App-Familie
- CRM kostenlos: bis zu 3 Nutzer, bis zu 5.000 Datensätze, ein Webformular pro Modul, Workflow-Regeln und bis zu 150 E-Mails pro Tag. Mehrere Pipelines gibt es erst im Bezahlplan.
- Und mehr: Viele weitere Zoho-Apps haben einen Gratis-Plan, zum Beispiel E-Mail mit eigener Domain, Projekte, Helpdesk und Formulare. Später ist das Komplettpaket Zoho One möglich.
- Gut für: kleine Teams, die Schritt für Schritt digitalisieren. Rechenzentrum in der EU verfügbar.
Odoo: eine App gratis, dahinter ein echtes ERP
- CRM kostenlos: Im Plan „One App Free“ ist eine App nach Wahl kostenlos, mit unbegrenzten Nutzern in der Odoo-Cloud.
- Und mehr: Buchhaltung, Lager, Personal, Projekte, Website und Shop. Ab der zweiten App zahlen Sie für alle. Als Odoo Community auch selbst betreibbar.
- Gut für: Firmen mit Lager, Produktion oder Onlineshop.
Bitrix24: viele Nutzer, viele Werkzeuge
- CRM kostenlos: unbegrenzte Nutzer, Kontakte, Deals und eine Pipeline. 5 GB Speicher; inaktive Gratis-Konten können gelöscht werden.
- Und mehr: Aufgaben, Chat, Videocalls, Kalender und Website-Baukasten. Buchhaltung und Lager fehlen weitgehend.
- Gut für: große Teams und interne Kommunikation.
HubSpot: stark in Vertrieb und Marketing
- CRM kostenlos: bis zu 2 Nutzer, übersichtliche Oberfläche, einfache Automatisierungen, HubSpot-Branding.
- Und mehr: Marketing, Kundenservice, Website und Verkauf. Kein ERP; die bezahlten Stufen werden schnell teuer.
- Gut für: marketinggetriebenes Wachstum.
Vergleich auf einen Blick
| Anbieter | Gratis-Nutzer | Und mehr | Gut für |
|---|---|---|---|
| Zoho | bis 3 | E-Mail, Projekte, Helpdesk, Formulare, Buchhaltung | schrittweise Digitalisierung |
| Odoo | unbegrenzt (1 App) | volles ERP inkl. Lager und Shop | Lager, Produktion, Shop |
| Bitrix24 | unbegrenzt | Aufgaben, Chat, Video, Website | große Teams, interne Kommunikation |
| HubSpot | bis 2 | Marketing, Service, Website | marketinggetriebenes Wachstum |
Was sind die Grenzen der Gratis-Versionen?
- Nutzer und Funktionen: Automatisierungen und Integrationen sind eingeschränkt.
- Abhängigkeit: Ihre Daten liegen beim Anbieter.
- DSGVO: Speicherort prüfen und einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen.
Wie hilft Kosmo Team?
Wir helfen bei der Auswahl, richten das CRM ein und schulen Ihr Team. Mehr dazu: CRM einrichten. Weiterlesen: Das CRM als Basis für Automatisierung und Open-Source-CRM selbst hosten.